A課長が取引先からリベートを受け取っているとして内部通報があったとしても、就業規則の懲戒事由にそのような行為を禁止する規定がない以上、懲戒処分を科すことはできず、「譴責(けんせき)」すら行うことができません

1. はじめに

企業不祥事は、強盗や傷害など、路上で発生する通常の犯罪と違って、不祥事に関する証拠はそのほとんどが社内に存在します。そこで、社内調査にあっては、社内にある証拠、例えば、電子メールや関連する社内業務文書等の収集および分析が効果を発揮しますが、何よりも不祥事を行ったと思料される者本人、不祥事の被害者、そして、当該不祥事に関連する情報を有する関係者が不祥事の事情をもっともよく知っているがゆえに、これらの者に対するヒアリングこそが社内調査の中心となり、その成功・不成 功が社内調査の成功・不成功を決すると言えます。

前回は、こうしたヒアリングをめぐる一般的・総論的な事項について解説しましたが、今回からは3回にわたって、異なる種類のヒアリングの具体的なテクニックに言及し、3つの種類のヒアリング、即ち(1) 内部通報者に対するヒアリング、(2) 関係者に対するヒアリング、そして(3) 嫌疑対象者に対するヒアリングについて解説します。今回は最初のテーマとして、内部通報者に対するヒアリングを取り上げます。
 

2.内部通報者に対するヒアリングの目的

内部通報者に対するヒアリングは、社内調査のプロセスの中で最初に行われます。その目的は、通報事実が不祥事と言えるか否かを明らかにし、社内調査を開始すべきか否か、開始するとしてその規模をどの程度のものにするかを見極めることにあります。

公益通報者の保護法制の整備に伴い、多くの企業で内部通報制度が構築されました。そして、内部通報によって企業不祥事が明るみに出ることが多くなりました。それと同時に、内部通報窓口という会社中枢へのアクセスが設定され、そのアクセスの容易さゆえに、果たして不祥事通報と言えるか否か疑念のある通報ないし情報がもたらされるという弊害も生じています。例えば、上司のパワーハラスメントとして通報された事実が、実は、通報者自身の職務内容に対する単なる不満の裏返しであったり、あるいは、セクシャルハラスメントとして通報された事実が、実は社内の特殊な人間関係に由来する誹謗中傷であったなど、 具体的な不正や不祥事とは言えない通報ももたらされました。

そこで、内部通報者に対するヒアリングでは、通報事実が「不正」と言えるかどうかを判断するとともに、仮に当該事実自体が「不正」と言える場合にあっても、そうした通報事実の信憑性を吟味することが重要となります。
 

3.内部通報者に対するヒアリングのポイント1

─通報事実が「不正」と言えるか

内部通報がもたらされたときに、まず最初に確認すべきことは、通報で指摘されている具体的な事実が「不正」と言えるか否かです。

不正や不祥事が発生したとき、会社は、社内調査によって不正行為者を特定し、この者に懲戒処分を科し、再発防止を図ることによってガバナンスを回復します。不正とはまさに「懲戒処分を科すべき行為」を意味します。ここで注意すべきことは、会社の就業規則に規定がない行為は懲戒処分にすることができないということです。例えば、A課長が取引先からリベートを受け取っているとして内部通報があったとしても、就業規則の懲戒事由にそのような行為を禁止する規定がない以上、懲戒処分を科すことはできず、「譴責(けんせき)」すら行うことができません。従って、そのための社内調査を行うこともできず、せいぜい就業規則改正のための背景調査や情報収集を行う端緒となるに過ぎないのです。

通報事実が一見して「不正」であるかのように感じ、就業規則の懲戒事由を十分検討することなく、拙速にも社内調査を開始し、関係者や「不正」嫌疑者に対するヒアリングを実施し、通報にかかる行為に関して注意したものの、後になって懲戒事由に該当しないことが判明するといった事態を避けなければなりません。注意を受けた者は、就業規則上の懲戒事由として規定にない行為に関して「譴責」処分を受けたと主張して訴訟を提起する可能性があるからです。

それゆえ、内部通報を受けた場合に最初に行うべきことは、就業規則を引っ張り出し、懲戒事由に目を通し、当該通報事実が懲戒事由となるか否かを確認することということになります。同時に、就業規則についても、社会事象に適応して改正点がないか、新たに懲戒事由として加える行為はないかなどを常に意識して改正すべき点は改正していく姿勢も重要です。また、懲戒事由の漏れを防ぐためには、懲戒事由の最後に「その他前各号に準ずる行為のあったとき」 といった包括的規定を置くことが重要です。
 

4.内部通報者に対するヒアリングのポイント2

─通報事実の信憑性について

内部通報によってもたらされた通報事実が、社内の就業規則上、懲戒事由に該当する不正行為と言える場合、次に検討すべきことは、かかる通報事実の信憑性です。例えば、通報にかかるセクハラ行為が、就業規則の懲戒事由の「社員の品位を乱し、会社の名誉を汚すような行為をしたとき」に該当する場合であっても、セクハラ行為を行ったという訴えそのものが虚偽であるような場合には当然懲戒処分を科すことができず、逆に、そのような虚偽の内部通報を行った者が「服務規律を乱し、又は会社の業務運営を妨げ、又は会社に協力しないとき」と いった懲戒事由に該当するとして懲戒処分の対象となり得るのです。

内部通報の信憑性を判断することは容易ではありません。社内調査の全体プロセスそのものが通報事実の信憑性を吟味する活動と言えるのであって、内部通報者に対するヒアリングの段階で、通報事実が虚偽であるかどうかを判断するのは困難です。しかしそれでも、内部通報者のヒアリングの段階で確認すべき事項はあります。それは通報動機の聴取とともに、通報時期の確認です。

内部通報者は、不正の事実を知って内部通報をすることになりますが、不正の事実を知ったのが内部通報時期よりも半年も1年も前である場合、当然、何故すぐに通報しなかったのかが問題とされることになります。架空取引等の不正にあって、実は通報者も共犯的な役割を担っていたところ、その後「仲間割れ」などによる離反となって、恨みや報復等から内部通報に至ることもあるのです。

こうした内部通報にあっては、架空取引という「不正」の存在自体は真実であるとしても、通報者は自己に不利な事実は隠す傾向にあることから、通報事実の信憑性そのものに疑いが生じてきます。従って、通報事実の信憑性を判断するために、内部通報者に対するヒアリングにあっては、不正を知った時期に関し、知るに至った詳細な経緯や通報動機ととともに語らせ、その供述の信憑性を判断することが重要となります。

パワハラやセクハラの被害通報にあっても、 例えば、被害に遭った半年後の通報であって、人事異動時期の通報である場合には、人事異動に対する不満や憤りを虚偽の内部通報によって晴らすといった事例がないとは言えません。通常であれば、そうした被害に遭った場合には、すぐにでも会社に是正を求めたいでしょうし、被害直後に内部通報をするのが自然です。内部通報の影響などを考慮し、通報を躊躇(ちゅうちょ) することはあっても、半年や1年後になって初めて通報するという場合には、被害感情以外の諸事情が通報動機となっている可能性を排除できず、そのような諸事情が通報内容の信憑性にかかることが多いのも事実なのです。

このように、通報時期との関連で、通報者に通報動機を確認することは重要です。そして、通報動機の尋ね方にも細心の注意を要します。通報動機の確認を行う場合には「なぜ内部通報をしたのですか」という質問の仕方では、内部通報者に「会社は通報を迷惑であると思っている」との誤解を与え、ひいては、社内調査への協力が得られなく可能性があるので、 「どのようなお気持ちから内部通報を決意したのですか」などと同情を込めて尋ねることが大切です。

5.内部通報者に対するヒアリングのポイント3

─通報事実が現在も進行中の不正か否かの確認

内部通報者に対するヒアリングに際して、確認しなければならない重要事項は、通報にかかる不正が現在も継続して行われているか否かです。過去の不正である場合と現在進行形で継続中の不正である場合とで、対応の仕方が全く異なります。当然のことながら、現在進行形で継続している不正の場合における緊急度は極めて高いです。いつマスコミや捜査機関に露見し、企業の社会的評価を一気に崩れさせてもおかしくなく、極めて高いリスクが存在するからです。そのため、対応策としても、事実関係の調査のみならず、マスコミ対応を含む広報対応や記者会見リスクについても緊急に準備をしていく必要があります。

また、現在進行形で継続中の不正の場合には、社内調査にとっては、過去の不正の場合よりも有利な証拠獲得手段があることも確かです。不正行為のモニタリングによる動かし難い証拠の入手がそれです。例えば、従業員が定期的に金庫から現金を盗んでいて、現在もそのような不正を継続しているという場合、監視カメラによるモニタリングによって現行犯的な証拠を獲得することが可能です。

このように、不正が過去のものか現在も引き続き行われているものかについて、早い段階で見極めることは重要で、内部通報者に対するヒアリングにあっても、この点の確認を怠ってはならないのです。
 

6.通報者に対するヒアリングの手法   

─「オープン質問法」と「一問一答法」

内部通報者からのヒアリングの目的は、既に述べたように、通報事実の信憑性を確認することがまず第一の目的と言えますが、信憑性があると判断された場合には、当該不正事実に関するあらゆる情報を収集して不正行為者を特定し、不正の手口等を解明しなければなりません。そうした不正関連の情報収集を行うことも内部通報者ヒアリングの目的であることは間違いありません。そうした不正に関する情報をヒアリングでいかに聞き出すかが問題です。

ここで、2つのヒアリング手法を紹介します。1つは 「オープン質問法」で、もう1つは「一問一答法」です。そして、内部通報者からのヒア リングや関係者ヒアリングにあっては「オープン質問法」を採り、一方、否認する嫌疑対象者に対するヒアリング手法にあっては「一問一答法」を採用するのが効果的です。

オープン質問法とは、話す内容に関して細かい条件設定を与えないで、当該不正に関して、とにかく知っていることを全て話してください、という姿勢で質問する手法です。内部通報者、特に内部通報者が不正行為の被害者である場合や次回紹介する 「関係者に対するヒアリング」では、この質問法でできるだけ正確で多くの情報を収集することを心がけるべきです。これに対して、否認する嫌疑対象者に対するヒアリングは、情報収集のために行われるものではなく、自白を取ることが目的です。それゆえ、オープン質問法ではなく、一問一答により相手の矛盾をついていくようなヒアリング手法が効果的です。要するに、内部通報者や関係者に対するヒアリングにおいて「オープン質問法」により十分情報を収集し、事実確認を行った後、嫌疑対象者に対し、そうした豊富な情報を基にした「一問一答法」により、事実を解明していくのです。
 

7.オープン質問法によるヒアリングの注意点

ところで、オープン質問法でヒアリングを行う際の注意点としては次のようなものがあげられます。

①話の腰を折らない

自由に話させるのであるから、あくまでも聞き役に徹することが重要です。

②否定形を用いない。

一般的に、例えば「今お話ししたこと以外は知らないのですか」という聞き方をすると、「知らないです」と答えてしまいます。否定形の質問に対してはそれに同調する答えが導き出されやすいのです。否定形を使わず「ほかには どういうことを知っていますか」 というように、肯定文での聞き方をするとより多くの情報を収集することが可能となります。

③質問自体に正解が示唆されているものは避ける

例えば「それを上司に話したのに、上司は何も動いてくれなかったんですか」と質問をしたとします。こうした質問は、実は、質問自体に期待されている答えが隠されています。ヒアリン グ対象者はこのような質問をされれば、質問者は「はい」という答えを期待しているものと受け取り、「はい」 と答えてしまうものです。

④キーセリフを獲得する

キーセリフとは、当事者しか知り得ないようなセリフです。例えば、セクハラの事例であれば、内部通報者であると同時に被害者でもある者に対するヒアリングにおいて、その者が単に「課長にホテルに誘われた」と話した場合よりも、「(セクハラ嫌疑者が)自分の妻が藤沢の 実家に帰っているのでホテルに行こうと誘われた」と話した場合の方が、その話により強い信憑性を感じるものです。このように、実際にセクハラの被害に遭った者しか話せないようなキーとなるセリフを引き出すことが重要です。

⑤矢継ぎ早に質問しない

矢継ぎ早に畳み掛けるように質問されると、答える側にはストレスとなるものです。話の腰を折るような質問と同様、矢継早の質問に対しては、 記憶を喚起する間もないので、表面的な答えしか得られないものです。


以上のような注意点に配慮しながら、オープン質問法によって内部通報者に自由に語らせることができれば、不正に関する豊富な情報を入手することができ、社内調査の初動としては幸先の良いものとなるでしょう。

次号は関係者ヒアリングについて解説します。

(了)