(※画像はイメージです。スウェーデン王立工科大学図書館)

今回は前回に引き続き大学の事業継続を取り上げる。大学は、研究、教育、社会貢献の3つの柱に必要なリソースの多くを自らの管理下に置いており、緊急時にはそれらのリソースを大学の事業継続や早期回復に投入することが一見可能にも思える。だが、前回示したように、大学が担う公的な役割と社会からの期待を考慮すると、自らの事業継続や早期復旧ばかりに力を入れることはできない。今回は、大学の公共性や社会からの期待に応えつつ、早期の復旧を図るために考えておくべきポイントを紹介する。

編集部注:「リスク対策.com」本誌2015年7月25日号(Vol.49)掲載の連載を、Web記事として再掲したものです。(2016年9月2日)

大学の事業継続における教員と学生 
大学の事業継続を考えるにあたり、大学を構成する教員と学生に対して、どのように働きかけ、何を求めるかは重要なポイントとなる。

①教員の役割 
擁する学部によっても異なるが、研究テーマが災害時の対応に関連する教員の存在は、大学の事業継続にも有利に働くことがある。前回紹介した国公立C大学工学部の建築学系教員の有資格者が建屋の応急危険度判定に取り組んだ事例は、その一例である。 

事業継続の検討に先立ち、大学内に関連する分野を研究する教員がいるか確認し、関連分野の研究者がいれば、最初から協力してもらう方が望ましい。ただ、高度に研究領域が細分化された今日、無理に一定のテーマに取り組ませようとしても難しいことは念頭に置いておく必要がある。 

それ以外の教員に対しても、緊急時の避難誘導救出、安否確認、帰宅困難者対応といった初動対応については、訓練などを通じて身につけていただく必要がある。

②学生の役割 
大学における学生は、教育を受ける受益者としての側面と、大学の教育や運営に積極的に関与する構成員としての側面を併せ持つ存在である。ただ、緊急時における学生の果たす役割には、その年齢や能力に応じておのずから限界がある。緊急時の大学運営は、教職員が中心に行うのが原則だと考える。 

一方、応急対応から復旧までの長い過程において、ボランティアの果たす役割が年々大きくなっている中で、人的資源供給源としての大学生の役割に注目が集まっている。一例として、2011年に日本財団が宮城県石巻市に設置した活動拠点では、1日当たり平均で580人のボランティアが活動していたとの記録がある(第14回防災ボランティア活動検討会資料、内閣府(防災)普及啓発・連携担当)。 

学生がこのような多様な社会における活動を体験することは、学生本人にとっても貴重な体験となる。被害拡大を阻止することが目的となる初動対応に一定メドがつけば、大学としては、ボランティア活動に参加しやすい環境を整えていくことが求められる。学生個々の事情にもよるが、可能な範囲でボランティア活動に従事することは本人の知見や人格を深める教育効果を期待できるだろう。 

2011年4月1日の文部科学副大臣通知「東北地方太平洋沖地震に伴う学生のボランティア活動について」は、ボランティア活動に参加しやすい環境づくりの具体例として、補講・追試の実施、レポートの活用による学修評価などを挙げており、参考になる。なお、この通知では、単に参加を推奨するだけではなく、ボランティア活動の危険性に応じた安全管理の徹底やボランティア保険などへの加入など、学生への適切な指導も求めている。

大学の初動対応 
大学が事業継続を確実にしていくためには、緊急時における初動対応を確実に進めることが重要である。仮に構成員の死傷や施設・設備などの被害が生じた場合は、その後の取り組みに大きく影響するからである。被害状況を早急に精査し、被害拡大を阻止するために必要な手立てを講じなければならない。初動対応の主な項目としては、避難誘導救出、安否確認、帰宅困難者対応などが挙げられる。大学特有の事情を考慮しながら解説する。

①避難誘導救出
学生数に対して、教職員の数は圧倒的に少ない。一例として、東京に本拠地を持つ私立E大学は6つのキャンパスを保有しているが、中でも最大のキャンパスに在籍する学生数は7学部3研究科あわせて約1万1000人であるのに対して、このキャンパスに所属する正規の教職員数は500人弱、非正規の教員は1000人強である。 

もちろん学生が全員キャンパス内にいるわけではないが、それは教員も同じである。特に、非正規の教員(いわゆる非常勤講師)は、複数の大学を掛け持ちしている事例もあり、大学が定めた個別のキャンパスごとの初動対応に習熟していないこともある。 

加えて、大学内の校舎は数多く、点検確認も容易ではない。筆者が経験した事例として、常勤非常勤あわせて10人に満たない施設職員が在籍するキャンパス内に、複数の学部と研究科があわせて約10の建屋を保有しており、避難誘導や被害確認の手順作成に難渋したことがある。 

対応策としては、大学の構成員を可能な限り行動の担い手に巻き込んでいくことが有効である。例えば、学内で防災関連のサークルがあるのであれば、そのサークルと連携しながら避難や救助の訓練を大学構成員に広げていくことも有効だろう。新宿と八王子にキャンパスを持つF大学では、毎年秋に発災時の諸対応、学生などの安否確認、災害対策本部における情報集約などの大規模防災訓練を行っており、地域の傷病者にも対応する訓練が重ねられている。

前述の点検対象が多いにも関わらず、施設職員数が少ない大学への支援の際は、学内の他部署の職員と施設職員をペアにすることで、被害確認に回る要員数を増やした。一般職員からは、被害確認に不安の声が上がったが、被害確認ルートや被害確認のポイントを明確化したチェックリストを作成することで、職員の不安感の低減を図った。

②安否確認
学生数と教職員数のアンバランスは、学生及び教職員の安否確認にも影響する。東日本大震災以前は、被害を受けた学生は自分で名乗り出てくるべきであって、大学から安否確認する必要はないという意見を大学職員から伺ったこともあったが、震災後はこのような意見を聞くことは無くなった。獨協大学岡部ゼミの調査によれば、東京都内の130大学のうち、公式WEBページを通じて在校生に安否報告を求めていた大学は101校に達する。このことは、大学として安否確認が思うように進まなかったことを意味していると考える。なお、この調査では、首都圏25大学の学生448人に対して、大学に安否報告を行ったかという質問も行ったが、約9割の学生が行っていないという結果だった。

上記の結果から、できれば導入したいのは、安否確認システムである。確かに緊急時には安否確認システムからのメールが到着しないなどのトラブルが発生することもあるようだが、構成員の数が圧倒的に多い分、この安否確認システムによる安否確認情報の整理集計機能の威力は非常に大きなものがある。パソコンで表を作ってというような意見も若干あるようだが、入力者に大きな負担がかかり、間違いが起きやすい上に、入力後の情報の活用がしづらい。 

安否確認は、単に情報収集すれば足りるのではなく、その後分析し、必要な人間に配布して、活用することが必要である。そのためにも、安否確認システムのようなシステムを活用することで、収集や整理といったプロセスはある程度省力化し、その後の分析、配布、活用のプロセスに人手を集中することを考えたい。 

一方で、単に安否確認システムを導入しているだけでは、効果は発揮できない。前回紹介したC大学の事例のように、学生にポケット版マニュアルを配布するなどの取り組みをあわせて行うことが重要である。

③避難所の開設
「避難所」と呼ばれる施設には2つの意味合いがある。危険にさらされた人々が逃げ込むための一時避難施設としての意味と、自宅での生活が困難になった人々が自宅の代わりに一定期間生活する場としての意味(以下、収容避難所)である。避難所に指定されている大学も数多いが、「広域避難場所」「一時避難場所」などの名称で指定されているのは前者を意味する。大学が自主的に構内を開設する避難場所として開放する場合も前者の意味で考えられていることが多いだろう。 

収容避難所は、災害救助法に基づき、自治体が開設し、運営することが原則であるが、自治体によっては、地域防災計画上、地域社会に運営を委ねているケースもある。 

仮に何の指定も受けていない大学であっても、命からがら逃げこんでくる人々の入構を拒否することはできないであろう。ただ、収容避難所開設の準備がない大学は長期の避難生活に適した環境とはいいがたい。早急に収容避難所に移動してもらう方が本人たちにとっても良い結果につながる可能性が高い。 

収容避難所への移動をスムーズに進めるために大事なのは、学内関係者向けの一時待機施設と学外からの避難者向けの一時待機施設を分けることである。学内関係者に対しては、大学職員の指示が通りやすく、比較的統制が取れることが多いが、学外からの避難者は多様であり、管理は難しいためである。 

学内関係者の一時待機施設については、状況が許すのであれば、なるべく早く帰宅させ、施設自体も収束させる。また、学外からの避難者についても、早い段階で収容避難所への移動を促すことが大事である。 

収容避難所としての指定を受けている大学においては、収容避難所の開設から運営までの各手順について、ソフトとハードの準備をするとともに、近隣住民や学内関係者の理解と協力を醸成することで、事務職員が住民対応のみに忙殺される事態を可能な限り避ける努力をしておくことを勧める。相当長期間にわたって近隣の住民が構内で避難生活を続けたB大学では、相当数の要員を住民対応に振り分けることになり、その後の対応にも支障を生じたことは前回紹介した通りである。

緊急時の課題解決プロセス 
緊急時の組織に重要な課題として、3つの明確化を挙げることがある。つまり、①目的と達成するために必要な行動の明確化、②今優先するべき課題の明確化、③誰がどの役割を受け持つのかの明確化である。 

この中で、大学にとって難しい課題になりうるのは、誰がどの役割を受け持つのかの明確化、中でも最終決定権の所在である。大学の組織図を見ると、学校法人としての組織(事務組織)と教育機関としての組織(教育組織)が分けて記述されていることが多い。事務組織のトップは理事長、教育組織のトップは学長とそれぞれ別の人間が務めていることもある。普段はよく話し合ったうえで決める時間があるが、緊急時にはその余裕がない。 

このような場合は、一旦対策本部に権限を集約することが原則である。対策本部長の権限とその代行順位は、大学ごとの事情に応じて、確実に決めておくことが望まれる。ただ、それだけでは組織は機能しない。対策本部設置後は、普段の組織に関わらず、対策本部長が置かれた状況に応じて適宜柔軟に要員配置を見直し、権限移譲を行うことが有効である。

事業継続段階の対応
初動対応により被害の拡大を阻止した後は、被害状況を確認し、重要業務については応急対応により継続を図りつつ、復旧手順を検討し、順次復旧を図っていくことが通常の事業継続の考え方だが、大学の場合においては、民間事業者とは異なり、すぐさま復旧に移っていくことが難しい。 

安否確認を例とすれば、初動対応の段階から進められてきた在学生や教職員を対象とした安否確認は一旦収束するものの、卒業生組織、名誉教授、外国留学中の学生や教職員など、安否を確認しなければならない対象は徐々に広がっていく。大学をとりまく利害関係者の多さが課題の早急な解決を阻害することが多い。 

しかし、学内の情報システムの維持・早期復旧、被災した学生への支援、教育・研究環境の継続・早期復旧といった課題は、後回しにすることはできない。文部科学省などから発信される通達などを確認しながら、通常の事務組織中心に課題を検討しつつ、必要に応じて教育組織の判断を仰いで、大学としての方針を決定していくという通常のプロセスを進めていく必要がある。そのために、平時から緊急時対応の目的と達成するために必要な行動を明確にしていくことが重要である。

普段からの準備 
以前から初動対応から応急対応までの手はずについて文書化し、これをブラッシュアップしていく仕組みとともに、関係者への研修や訓練を通じてスキルアップを図っていくことの重要性については再三繰り返してきたところだが、大学の場合は、大人数がいることを考えると、物資・備蓄面での対策の重要性が特に高い。 

緊急時に備えて、後回しにできないものといえば、最初に思いつくのは非常食となりがちだが、健康な成人であれば、1日2日の絶食には耐えることを考えると災害食は必ずしも最優先ではない。後回しにできないのは、トイレ、水、そして初動対応に必要な備品・設備である。 

数万人の学生がいるキャンパスに、全学生×9食分の非常食を備蓄しておくことはできないかもしれないが、トイレと水だけは優先して確保しておく必要性が特に高い。トイレについては、マンホールトイレなどの設備面での手立てにより比較的大人数が使用できる設備を導入することを勧める。また、水については、全量を確保しようとするとコストの問題が無視できない。以前から紹介している自販機の活用に加え、学内売店の在庫確保、学内食堂の在庫確保、貯水槽から直接取水する訓練の実施などを進め、一部をランニングストックと呼ばれる流通在庫の活用により備蓄することで、低コスト運営を志向することが重要だと考えている。

(了)