6月18日に発生した大阪府北部で発生した地震。現地ではまだ多くの家にブルーシートがかかる (編集部撮影)

6月18日の朝、通勤・通学ラッシュを直撃した大阪北部地震。最大震度6弱を観測し、人々に多くの被害と混乱を与えた。

時を同じくして、サイボウズスタートアップス株式会社の安否確認サービス2の製品紹介ページで異変が起こった。同社の製品紹介ページの中にある「様々な用途での利用例文」ページへのアクセスが急増したのだ。安否確認サービスの場合、災害への対応が落ち着いた翌日頃から製品紹介ページへ訪れる人が増えるのは常だが、今回は地震発生の直後からアクセスが集中し、なんと前日の890倍以上ものアクセスがあった。

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このページでは、地震や台風、パンデミックなどが発生した際に送信するメールの例文が紹介されており、「地震 安否確認 例文」と検索すると上位に表示される。このことから、多くの企業が地震発生直後に従業員へ安否確認メールを送る為、奔走したことが伺える。

しかしご存知の通り、地震が発生すると時間の経過とともに回線が混み合っていき、電話やメールでのやり取りは困難を極める。東日本大震災時も地震発生から徐々にトラフィックが上昇し、地震発生から約30分後に輻そう状態がピークに達した。つまり、安否確認のメールを送るのであれば、遅くとも地震発生から30分以内に送る必要があり、それ以降に送信したメールに関しては、大幅に遅延する可能性が高いのだ。地震直後の混乱のさなか、防災担当者が震源地や震度、地震発生地域の範囲まで把握して、誰にどのようなメールを送るのかを迅速に判断するというのは、現実にはかなり難しい。

その点、サイボウズスタートアップスの安否確認サービス2では、事前にメールの内容や設問を設定しておくことができ、指定した地域で設定震度以上の地震が発生すると、自動的にメール送信を開始することができる。

また、全社員に情報発信ができる掲示板や、特定のメンバーのみでやり取りが行えるメッセージ機能を有している為、電話回線が輻そうしても情報の共有や対策指示が行える。

東日本大震災時、電話回線は数日のあいだ輻そうしたが、パケット通信に関しては概ね問題がなかった。したがって、メールサーバーを介さない安否確認サービス2のオンライン掲示板であれば、電話の不通はもちろん、メールの遅延に悩まされる事なく、スムーズなやり取りを行う事ができる。実際、今回の大阪北部地震においても処理に3秒以上かかった通信はなく、ストレスなく利用できることは明白だ。

国内No.1のシェアを誇るグループウェアのデザインを踏襲した、サイボウズスタートアップスの安否確認サービス2は、その設定方法も非常に簡単で、現在ある社員情報をCSV形式(エクセル)で流し込めば、ユーザー情報の登録が即座に完了する。

その上、メールアドレスの自動メンテナンス機能もあるため、災害時になってメールアドレスが間違っていて届かないという事態も激減し、今回の大阪北部地震においても、メール到達率は95%を超える結果となった。

安否状況の報告は簡単で、送られてきたメールに記載されているURLにアクセスすれば、ログインIDやパスワードを入力することなく設問フォームが開くので該当する選択肢を選んで、回答ボタンを押すだけだ。

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さらに、無料で提供されているスマートフォン専用アプリ(iOS/Android)を利用すれば、迷惑メールと判定されて安否確認メールが到達しないというような問題も解消され、安否状況の回答はもちろん、前述の掲示板やメッセージ機能によるやり取りも、より簡単に行える。

写真を拡大 掲示板のイメージ

安否状況の回答結果は即座に集計表に反映され、防災担当者は見たい表の数字を押すだけで、簡単に該当ユーザーを絞り込み、表示させることができる。

写真を拡大 集計結果画面のイメージ

サイボウズスタートアップスの安否確認サービス2は無料のトライアルを行うことができ、トライアル期間中も電話やメールでのサポートが無料となっている。営業時間中に申し込めばすぐに利用できるようになり、何からやっていいか分からないという人の為に、トライアル用の簡易マニュアルも用意されていて1〜2時間で一通りの機能を試すことも可能だ。

いつ使うか分からないものを導入して設定をするというのは、たしかに手間だと感じるかもしれない。ただ、いざという時に企業活動が滞り、取り返しのつかない事態になる事を思えば、その手間は非常に小さな代償ではないだろうか。
 

 

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  安否確認にかかった時間などを公開。
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(了)