ツールはあっても、情報は回らない

 

 

使い慣れたツールの「落とし穴」

災害時に、普段使い慣れたチャットやグループウェアで災害情報を共有しようと考えている会社は多いと思います。使い慣れたシステムを災害時にも使うという意味で、理想的な姿です。しかし一方で、平時と災害時の違いを考慮する必要があると私は考えています。

最大の違いは、緊急時には情報の優先度と分類を迅速に見極めなければならないことです。例えば、被災拠点へ応援部隊を派遣するかどうかを判断するフェーズでは、現地の被害状況や、応援部隊が向かうまでの道路情報が何より重要になります。一方、社員向けの備蓄があと何日もつかといった情報は、大切ではあるものの、この判断とは切り分けて扱う必要があります。ところが実際の訓練を見ていると、性質も緊急度も異なる情報が、同じ掲示板に発生順のまま、ずらりと書き込まれているケースをよく目にします。

災害対応に慣れた方なら、ホワイトボードを使い、いつ、どこから、何に関する情報が寄せられ、それに対して誰が何をしているのかを時系列で美しく整理していきます。ただし、この整理にはかなりの熟練が求められます（これについては別の機会に触れます）。システムも同じで、情報を種別や優先度で並べ替えられればよいのですが、日常的な多くのツールはそうした機能を持っていません。誰が読み、誰が読んでいないのかという既読の把握も、災害時には重要な情報です。さらに停電が発生すれば、パソコンを動かす電力も制約されます。消費電力の少ないスマートフォンで確認・入力できるようにしておくことも有効です。

十数フロアの情報だけで「てんやわんや」

こうした改善点は、訓練によって初めて気付かされます。ある会社では、十数階建ての自社ビルで地震が発生したとの想定のもと、各フロアから寄せられる災害情報を事務局が集約する訓練を行いました。各フロアは、付与された被害状況への対応をチャットに書き込んでいくのですが、現場は大混乱に陥りました。もともと混乱を狙った訓練ですから、企画としては大成功です。

しかし、浮かび上がった課題は深刻でした。付与された状況への対応があいまいなまま放置される。誰が回答するのかが決まっていない。他部署との連絡はどのチャンネルで行うのか、どこまでを全体に共有し、どこからをクローズにするのか――。こうした判断がほぼなされないまま、時間だけが過ぎていったのです。

たかが、とは言いませんが、十数フロアの情報だけでこの状態です。全国に拠点を持つ企業であれば、混乱の規模は推して知るべしでしょう。これらを考えると、誰もが簡単に使える災害情報共有の仕組みを持っておいた方がよい、というのが私の考えです。

キャッチボールのように、繰り返す

平時から使っているシステムが望ましいというのは、確かにその通りです。だからこそ、それを補う訓練の設計が重要になります。つまり、安否確認システムと同じように、繰り返し使い方を修練し、体に覚え込ませるのです。毎月の安否確認訓練に意味があるのかと疑問を感じる方も多いでしょう。しかし、野球のキャッチボールと考えれば合点がいくはずです。基本動作は、繰り返すことでしか身に付きません。災害情報共有システムも、まずは使い方を定着させる訓練と割り切って覚え、その上で、さまざまなシナリオへの応用演習を重ねていけばよいのです。

「うちはメールで十分」「普段のチャットを使う」という会社にお勧めしたいのが、平時のツールが災害時の意思決定に耐えられるかを確かめる簡単な検証訓練です。まず、情報を集約する事務局役を決め、参加者を班（部署）に分けます。次に、各班へ別々の状況を付与します。状況は部署の数だけ用意します。例えば――。

参加者	付与内容
人事班	「社員数人と連絡が取れない」
施設班	「○○部で天井が一部崩落した」
IT班	「停電によりLAN回線が使えない」
広報班	「メディアから被害状況の問い合わせが入った」
総務班	「エレベーター内に閉じ込めが発生した」
事業部1	「取引先から応援要請が入った」
事業部2	「取引先が事業を停止した」

各班は、付与された状況に対する自班の対応を、普段のメールやチャットに書き込みます。事務局は20～30 分で情報を整理し、「人命に関わる事案はどれか」「どの対応が未着手か」「経営層に最初に報告すべきことは何か」に答えられるかを検証します。
書き込みは増えるのに、意思決定に必要な全体像は一向に見えてこない――。こんな課題が浮かび上がるかもしれません。

 

 

 

色で見分け、体で覚える情報共有を繰り返し体得

実際に災害時の情報共有を機能させるには、システムの導入だけでは不十分です。重要なのは、誰もが直感的に使える仕組みと、それを繰り返し訓練することです。

宮崎県にある大手製造業の工場では、災害情報を色分けして表示し、被害情報や対応状況をひと目で判別できるシステムを活用しています。情報の優先度や種類を熟練者が整理しなくても把握しやすいよう工夫されており、災害時の意思決定を支援します。

しかし、同社が最も重視しているのはシステムそのものではなく訓練です。約20 カ所以上の拠点を対象に、毎月、支社と各拠点を結んだ部分訓練を実施し、Teams による情報伝達やシステムへの入力、電話連絡などを繰り返しています。さらに年1 回は複数拠点が参加する総合防災訓練も行っています。

どれほど優れた仕組みでも、使う人が慣れていなければ非常時には機能しません。特に災害時は、情報を「読む」「入力する」「判断する」という一連の動作を迷わず行えることが重要です。色分けされた分かりやすい仕組みを用意し、それを何度も繰り返し使って体に覚え込ませる。災害情報共有を機能させる鍵は、まさにそこにあるのです。

文章を書いたり読み解いたりする余裕がない緊急時においては、シンプルであることこそが何よりも重要な機能となります。こうした事態を未然に防ぐためにも、災害時を見据えた有効な事業継続マネジメントシステム（BCMS）の構築と検討を視野に入れてみては如何でしょうか。

 

この連載は、災害情報共有システム「Bousaiz」を提供する、TISI株式会社様に協賛いただき、書かせていただいております。災害時の情報共有システムについても、単に被害状況の確認ができるだけでなく、BCPの実効性を向上させるシステムとなっているか、ぜひ考えてみてください。 （リスク対策.com　編集長　中澤幸介）