3.ヒアリング調査に関する3つの原則

(1) 通報者保護の原則

ヒアリングに際しては、通報者保護が重要です。内部通報を端緒に社内調査が始まる場合、社内で「告発者探し」が始まることを回避しなければなりません。告発者探しによって、内部通報者がいわば「村八分」になれば、内部通報をする者はいなくなります。内部通報制度が企業不祥事を発見する非常に有効なシステムであるにもかかわらず、ヒアリングのやり方がまずければ、通報者保護が図れなくなり、内部通報システム自体、機能しなくなってしまいます。こうした事態を避けなければなりません。

そこで、ヒアリングを実施する際には、関係者に対するヒアリングにあっても、嫌疑対象者に対するヒアリングにあっても、通報者の氏名等を秘匿することが肝要です。

(2) 密行調査の原則

ヒアリング調査が、社内の誰もが気づくような形で表立って実施された場合、噂はあっという間に社内に広がり、調査対象者は誰か、共犯者がいるかなど、疑心暗鬼や相互不信が生じ、関係者の協力を得られなくなります。そればかりか、調査を察知した不祥事行為者による証拠破壊も懸念されます。強制手段が可能な捜査機関による捜査とは異なり、あくまでも関係者の積極的な協力の下に行われる社内調査にあっては、社内調査の遂行を困難にするような事態は避けなければならず、ヒアリングを密行的に進めることが重要です。

そのために、例えば、「仮装調査」や「ダミー調査」といったテクニックも有効です。「仮装調査」とは、例えば、特定の業務上横領の社内調査であることを秘匿して、定期的な監査のためのヒアリングを装うといった手法です。「ダミー調査」とは、不祥事が発生した部署のみを調査対象にすると当該部署に注目が集まり、不祥事行為者が察知して証拠破壊行為に出ることがあることから、ダミーとして、全く無関係な部署も調査対象に加える手法をいいます。このような手法を通じて、ヒアリングの密行性を確保していくことが重要です。

(3) 集中調査の原則

社内調査の手法には、電子メール調査、PC解析、業務文書の提出と検討など様々な方法があり、関係者に気づかれることなく、秘密秘密裡に実施することが可能です。それゆえ、こうした調査にあっては短期間に集中的に実施するという必要性は相対的に低いのです。しかし、関係者に対するヒアリングを実施すれば、「悪事千里を走る」が如くあっという間に不祥事情報は社内に広まるので、口裏合わせや証拠破壊のリスクが高まり、同時に、関係者の調査協力が得難くなります。

そこで、社内調査が客観的証拠の収集からヒアリング段階に移行したときには、集中的に実施することが肝要です。今日は1人、明日は2人というように五月雨式に実施するのではなく、例えば10人の関係者を1日で一斉に聴取します。1日で実施するのがスケジュールの上で困難であっても2、3日間という短期間のうちに集中的に実施する必要があります。

4．ヒアリング実施のタイミングとヒアリングの種類

社内調査は、一定のプロセスに従って計画的に進めて行くものです。内部通報が端緒となる場合には、まず、通報者の訴えにかかる具体的事実が、果たして不祥事と言えるか否かを検討しなければなりません。不正の懸念が存在するか、事件性があるかという確認です。そこで、社内調査で最初に行うべき活動は、内部通報者に対するヒアリングになります。

次に、内部通報者に対するヒアリングにおいて、不正の懸念が現実のものであり、事件性があると判断された場合、そうした不正を社内の懲戒処分規定に当てはめて、どのような懲戒事由に該当するかを検討し、調査対象事項を特定して列挙していきます。その上で、業務文書の収集、電子メールのモニタリング等の客観的証拠の収集へと社内調査は進んでいきます。こうして広汎に不祥事関連情報を収集した後で、ようやく関係者に対するヒアリングを集中的に実施することになります。関係者に対するヒアリングを実施する中で、さらに不祥事に関連した証拠資料の存在が明らかになることがあるので、そのような証拠資料の収集も並行的に進めていき、最後に、それまでの社内調査の集大成としての成果の全てを不正嫌疑者ヒアリングにぶつけることになります。

ここで、ヒアリングにはいくつかの種類があることに気づきます。内部通報者に対するヒアリング、関係者に対するヒアリング、そして、嫌疑対象者に対するヒアリングの3つのヒアリングです。

それぞれのヒアリングが、その目的も手法も異なることに注意が必要です。即ち、内部通報者に対するヒアリングで重要なことは、通報事実の信憑性であり、不正が疑われる具体的事実が果たして本当に存在するのか、それとも通報者の職務に対する単なる抽象的な不満に過ぎないのではないか、あるいは、人間関係に関する誹謗中傷に過ぎないのではないかを見極めることです。それゆえ、内部通報者に対するヒアリングでは、申告動機の聴取が重要です。

次に、関係者に対するヒアリングにあっては、不祥事に関連した情報をできるだけ多く収集することが必要であり、後に実施される嫌疑対象者に対するヒアリングに際して対象者を追及するために有益な情報の収集が要となります。

そして、最後に、嫌疑対象者に対するヒアリングにあっては、嫌疑対象者が自白する場合にはその裏付けとなる事実の聴取や関係者供述との整合性に関する事実確認が重要となり、嫌疑対象者が否認する場合には、そうした否認が客観的証拠や関係者供述といかに乖離し、矛盾するかを際立たせるようなヒアリングを実施する必要があります。それによって、嫌疑対象者が最後に自白に転じることがあるからです。

次回には、この3つのヒアリングの具体的な手法やテクニックなどについて詳述します。

(了)