■業務が滞ると、どこにどんな影響が…？

会社の業務は、ある意味、その必然性と切迫性に基づいて重要度や優先度が決まります。BCMなどは、災害でも起こらない限り、普段はまず有用なものとはみなされません。したがって事業継続管理が形骸化しないように継続的に維持していくためには、その業務が必然性の高いものである「理由」を後任の担当者にきちんと伝えることが大切です。K子さんはこの点について上司に相談してみました。すると上司は次のようなアドバイスをくれたのです。

「以前読んだBCMの本に、興味深い方法が書いてあったのを覚えているよ。ビジネスインパクト分析と呼ぶらしい。災害が起こって業務が止まる。その状態が続くと、どこにどんな影響が出るのかを時間の経過に沿って推理する方法だ。これをBCM業務の引継ぎ説明に応用してみてはどうだろう？」。

なるほど！とK子さんも思いました。いくら文字で業務の重要性を説いても、人は必然性や切迫性がなければピンときません。待ったなしの日常業務が山ほど控えていればなおさらのことです。彼女は早速上司とともにホワイトボードを使って、BCM各業務のビジネスインパクト分析を試みました。

進行役は上司です。「まずはBCP文書の改訂・更新業務について。もしタイムリーな改訂を怠ったらどうなる？ 怠った期間を１週間、１カ月、３か月として考えてみよう」。

K子さんは答えます。「災害はいつ起こるか分かりません。たとえわずかな期間であっても、その間に大地震でも起こって、BCP文書が最新の内容になっていないために意思決定や指揮命令に間違いが生じたら、BCM管理者の責任が問われかねません。やはり改訂依頼があれば、できるだけ早めに対処するのが正しいと思います」。

■とりあえずこれで様子を見ましょう

このような流れで、BCMの業務ひとつひとつについて、各業務がどの程度の緊急性や切迫性のあるものなのか、その"理由"をホワイトボードに書き出していきました。最後に記号や番号で優先順位付けされたBCM業務の一覧に備考欄を設け、そこに各々の"理由"を追加して完成です。

こうして、K子さんが最も気になっていた「後任者にBCM業務の重要性がうまく伝わるか、きちんと引き継げるか」という心配はひとまず払しょくされました。また、中身がややこしい業務については、少し時間をかけて業務マニュアルを整備することも彼女は忘れませんでした。

あとは後任者が決定したら、この業務一覧表とマニュアルをもとに実際に引継ぎを実行するのみです。このやり方が万全かどうかはK子さんにも上司にも分かりません。実際に実行してみて何か問題があれば、後任者が中心となって、少しずつ引継ぎ手順と段取りに工夫を加えていくつもりです。
　
今回の内容は、明確なPDCAの枠組みに沿ったものではありませんでしたが、後任者がその後、BCM業務を形骸化させずにうまく維持しているかどうかを評価（=Check）する手順までを組み込めば、これもまたPDCAの一つとみなすことができます。それと、今回は「ビジネスインパクト分析」の応用についても触れました。この分析方法はBCPの策定のみならず、日常業務のプライオリティを意識する際にも有用なツールです。みなさんの会社でも、機会を見つけていろいろと試してみてください。

（了）