発災時の都政策企画局外務部と大使館とのやりとりのイメージ（出典：東京都政策企画局資料）

発災時には都は災害対策本部を設置。すぐに外務部から大使館に連絡をとるようにする。もし電話やインターネットを通じて連絡ができる場合は、外務部から大使館にメールとファクスにより英語で第一報を送信。大使館から必ず返事をするよう促す。送信先は通信訓練などを通じて登録をされているという。連絡体制の確保を確認できれば、都は大使館に対し情報提供を行い、大使館からの情報収集も行う。もし通信手段がない場合、外務部は大使館にはラジオや区市町村の防災無線を通じた情報収集を呼びかけている。