2021/01/20
感染症時代のリスクマネジメント
本田 茂樹
現在の三井住友海上火災保険株式会社に入社、その後、出向先であるMS&ADインターリスク総研株式会社での勤務を経て、現職。企業や組織を対象として、リスクマネジメントおよび危機管理に関するコンサルティング、執筆活動を続ける一方で、全国での講演活動も行っている。これまで、信州大学特任教授として教鞭をとるとともに、日本経済団体連合会・社会基盤強化委員会企画部会委員を務めてきた。
新型コロナウイルス感染症の流行もあり、多くの企業でウェブ会議が利用されていますが、そこにはメリットとともにデメリットもあります。ウェブ会議を導入するのであれば、できる範囲でデメリットを解消しつつ、メリットを生かすことが求められます。前回はウェブ会議の運用について解説しましたが、今回はウェブ会議の効果的な活用方法を考えます。
ウェブ会議を開催するにあたっては、事前に押さえておくべきポイントがあります。
アジェンダは「議題」という意味で使われますが、実際には会議の開催日時や目的、議題、そして出席者や時間配分などが含まれます。ウェブ会議の開催が決まったことを連絡する段階で、当日のアジェンダと関連する資料を送信しておきます。そうすることで、参加者が会議で話し合うべきことに対して共通認識を持つことができます。
ウェブ会議の場合、全員が同じレベルで集中できる時間は限られますから、会議の時間は60分程度で設定するとよいでしょう。議題の数が多く、それより長い時間が必要な場合は、適宜、休憩を入れることも必要です。
リアル会議が閉ざされた会議室で行われるように、ウェブ会議でもそこで話された情報を守るためのセキュリティー対策が必要です。
ウェブ会議のURLは参加者だけに知らせ、関係者以外が入ることがないようにします。あわせて、パスワードを設定することも忘れてはなりません。
現在、多くのウェブ会議システムが使われています。社内会議で使う会議システムは決まっていると思いますが、社外との打ち合わせの場合は、相手次第で使う会議システムが変わり得ます。
通常使っていない、あるいは使いなれていない会議システムの場合は、当日、会議が始まる時間になって入室できないということがないように、事前に接続テストをしておくことが重要です。
また、ウェブ会議を主催することが多い企業では、相手に合わせられるように、複数の会議システムに対応できることとも求められます。
ウェブ会議を円滑に進めるためには、次のように一定のルールを策定し、参加者で共有することも必要です。ただ、社外との打ち合わせの場合は、そのルールを相手に了解してもらうことも大切です。
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