ビジネスのニューノーマルに向けさまざまな工夫に取り組む段階（写真：写真AC）

ウェブ会議は、これまでも多くのオフィスで使われていましたが、新型コロナウイルス感染症が流行した結果、より多くの企業で導入されています。また、ウェブ会議は従来、働き方改革の一環として取り入れられてきましたが、今では、感染防止対策の観点から導入されることが増え、遠距離の顧客との会議ではウェブ会議がデフォルトとなりつつあります。

ただ、ウェブ会議システムが一般化し、多くの人が使うことで、そのメリットだけではなく、デメリットも見えてきました。これからの「ニューノーマル（新たな常態）」において、ウェブ会議を効果的に使い続けるためには、できる範囲でデメリットを解消し、メリットを生かすことが求められます。

今回は、ウェブ会議の運用について考えます。

1.ウェブ会議とは

ウェブ会議は、音声通話やビデオ通話によるコミュニケーションによって、会議や商談を行うことです。

現在、一般的に使われているウェブ会議システムでは、会議の主催者が招待メールを送るなど簡易な手順で会議を始めることができます。また、ウェブ会議のための専用の機材は必要なく、パソコンとそれに内蔵されたマイク・スピーカー・カメラがあれば利用可能です。

ただし、多くの人が一つの会議室から参加するような場合は、人数と部屋の広さに応じたマイクやスピーカーを準備することが必要となります。さらに、多くのウェブ会議システムでは音声やビデオ通話に加えて、パソコン画面の共有や、文字によるチャットなどの機能も使えます。

2.ウェブ会議（オンライン）の特徴

新型コロナウイルス感染症の流行が続く中、今後もウェブ会議を継続して使うことになりますから、その特徴を踏まえて活用することが重要です。

（1）ウェブ会議のメリット

①接触回避が可能
新型コロナウイルス感染症が流行する中で、多くの企業がウェブ会議を導入した主な理由が、会議参加者がお互いに会う必要がない、つまり接触回避が可能となることです。

さまざまなメリットで一般化してきているウェブ会議（写真：写真AC）

②場所を移動する必要がなく日程調整が容易
ウェブ会議では、それぞれが自社のオフィス、あるいは自宅などから参加できますから、リアル会議（オフライン）のように開催場所に移動する必要がありません。そのため、ウェブ会議に参加する場合は、実際の会議時間より長い時間を確保する必要がなく、柔軟な日程調整が可能です。

また、移動時間を考慮する必要がありませんから、会議の直前・直後に別の予定を組み入れることもできます。

③録画が可能
ウェブ会議そのものを録画することも可能ですから、議事録の作成が容易になるとともに、お互いに「言った」「言わない」でトラブルになることを避けることができます。ただ、録画にあたっては、録画することを事前に、お互いに確認しておくことが望ましいでしょう。