非常時こそ見やすいシステム
低コストで他社を圧倒

2000年に開業した御殿場プレミアム・アウトレット（静岡県）をはじめ全国9カ所でプレミアム・アウトレットを展開する三菱地所・サイモン株式会社。「非日常的な空間で一日中ショッピングを楽しんでいただく」をコンセプトに空間演出に力を入れ差別化を図る、アウトレット業界のリーディングカンパニーだ。「見やすさ」と「分かりやすさ」を重要視し、同社が選んだ安否確認システムはサイボウズスタートアップの安否確認サービスだった。

「災害時に使うので、とにかく見やすく分かりやすいサービスが欲しかった」と話すのは三菱地所・サイモン株式会社の総務人事部長・藤田仁氏。同社がリスクマネジメント強化の一環として安否確認システムの導入を決めたのは2013年。各社の製品・サービスを比較し、最終的に2社にまで絞り込み、デモンストレーションや実際の操作性を確かめサイボウズスタートアップスの安否確認サービスを導入した。「決め手は、アイコンの位置や色使い、工夫された画面デザインがとても見やすく入力も簡単で、初期導入費用が不要かつ低価格の料金設定も魅力だったこと」と藤田氏は語る。 

システム導入前の安否確認は、携帯電話や自宅の電話番号などの緊急連絡先リストをもとに直接電話をかける方法をとっていたという。東日本大震災で仙台市にある仙台泉プレミアム・アウトレットが被災。幸いにもケガ人は出なかったが、電話が通じず、コミュニケーションに苦労したと当時を振り返る。 

発災直後に利用者が激増する固定電話と携帯電話はたちまち通信規制を受けるが、インターネット通信網は東日本大震災でもほとんど制限を受けていない。サイボウズスタートアップスの安否確認サービスは地震などの災害が起きると従業員の登録アドレスなどに一斉連絡が届き、ケガの有無や出社の可否などシンプルな問いにウェブ上で入力して答えるシステムであるため、通信規制の可能性は極めて低い。 

また、通信網が無事であってもシステムを制御するサーバーがダメージを受けるケースや、サーバーが無事であっても発災直後のデータ急増に対応できず機能停止などの障害が発生するケースもあるが、サイボウズスタートアップスはサーバーを国外に設置し、集中するアクセスに応じてサーバーを自動的に拡張させ対応するため体制は万全だ。 

藤田氏は「サイボウズスタートアップスのシステムは画面を見れば、マニュアルを出さなくてもどうすればいいかすぐにわかるデザインだった」とも話す。 

このほか、従業員への安否確認の確認内容や項目を業務に応じて自由に設定が可能なことも魅力の1つ。入力された返答を自動的にまとめる集計機能もシステム管理担当にとって非常に助かる機能となる。また、緊急時に連絡漏れがないよう、安否確認システムには社用携帯のほかに個人携帯のアドレス登録を行う場合があるが、プライベートの連絡先は管理担当者でも見られない仕組みで個人情報の拡散、漏洩を防ぐ点も特徴だ。 

同社では正社員だけでなく契約社員や派遣社員を含めた全従業員約140人の連絡先登録がおおむね完了し、今後は訓練を重ねる予定だという。

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