正社員からアルバイトまで全社員を一元管理

国内小売業最大手のイオングループでは、2011年3月の東日本大震災を契機にグループ全体のBCP対策を強化している。その一環として、2012年にこれまでイオンリテールなど一部のグループ会社に導入していた安否確認システムを、グループ全体の40万人に対応可能なシステムへと再構築した。

3.11を契機としたグループ全体の安否　イオングループでは、2004年の新潟中越地震の際、従業員の安否確認を手作業で行わなければならず、長い時間を要してしまったことをきっかけに、まず総合スーパー業のイオンリテールが2005年に、従業員約10万人を対象にした安否確認システムを導入した。その後も、ミニストップなどグループ会社の一部地域にも導入枠を広げ、徐々に登録数を増やしてきた。　

大きな転機となったのは、2011年3月11日の東日本大震災だ。イオングループでは、被災地エリアにあるグループ店舗の半数以上が営業停止に追い込まれた。さらに、津波により、一部の地域では店舗が水没するなど甚大な被害を受けた。　

その後、多くのグループ会社から安否確認システムの問い合わせや加入についての要望など、導入の需要が高まったことから、これまで一部のグループ会社で利用していた安否確認システムを、グループ全体の管理ができるように再構築することとした。

40万人対応のシステムの再構築　イオングループ全体の従業員数は、国内外のパートタイマー・アルバイトまでを含めると約37万人に及ぶ。新システムの構築にあたり、イオングループのITサービス機能を担うイオンアイビスでは、40万人を格納で①きるデータベース、3時間以内での②安否確認メールの配信を性能の条件とし新たなシステムを模索してきた。しかし、「国内既存の安否確認システムでは、40万人に対応できるサービスは存在しなかった」とイオンアイビスシステム開発本部インフラユー・ザーサポート部の石井和人氏は話す。　

そのため、同社では、パッケージ製品を利用せずに、システム開発事業ベンダーの京セラコミュニケーションシステムをパートナーとして支援を受けながら再構築をした。2012年8月に40万人に対応するイオングループオリジナルの安否確認システムが誕生した。安否登録は社員手続きの一貫　これだけ多くの従業員の数となると、社員に登録を浸透させるのも工夫が必要となる。イオンでは、パートタイマー、アルバイト、正社員問わず新入社員全員に、入社のオリエンテーションの中で安否確認に必要な情報を登録してもらうことにした。　

安否確認の登録情報の項目は、個人携帯電話のメールアドレス、携帯電話番号を最低必要事項とし、個人のPCアドレスの登録も可能としている。個人情報保護の配慮として、事業継続上、不可欠で本人と限られた人事総務担当者しか閲覧することがで・きないことで理解を得ている。　

それでも、20万人、30万人もの単位となると、個人情報の入力を拒む人や携帯電話を持っていない人など、様々な理由でシステムに登録ができない人もいる。「個人情報を登録できない社員については、店舗の上司の方などに代理で安否情報を登録してもらうなどの工夫をしています」と対策本部メンバーとして安否確認を担当するイオングループ人事部人事企画グループマネージャーの山田高豊氏は話す。現在まで、登録は着々と進み、グループ全体で22万件の登録が完了しているという。また、パートタイマーやアルバイトなどは、入退社の動きが早いことから、人事システムと連動させ入社時のシステムへの登録、退社時のシステムからの削除対応を行っている。　

対策本部から手動で発信　
安否確認システムは、発動基準を設定した自動配信ではなく、災害対策本部の指示による手動による一斉配信方法を採用している。具体的には、まず、対策本部設置基準である震度6弱以上の地震が国内で発生すると、イオングループのビルメンテナンスやセキュリティを担うイオンディライトが、時間体制でイオングルー24プの本社対策本部メンバーに対して、召集のための一斉メールを配信する。その後、第２ステップとして、本社に集まった災害対策要員が、メディアの情報や被災地域の店舗責任者などとの連絡を通して情報を収集し、その結果、社員に安否確認メールを配信するかを判断する。配信されたメールに対して、各社員は安否の確認に加え、出社の可否、家族の安否情報を返信する。　

グループ総務部リスクマネジメント担当の飯田篤司氏は、「社員自身が安全でも、その家族の安否が確認できなければ、物理的に出社することは難しいのではないか」とし、事業継続の観点から、家族の安否確認が重要だと説く。　

グループでは、安否確認が全国の従業員に浸透するように、毎年上期と下期に1回ずつ、定期的な大規模安否確認の訓練を実施している。「訓練では、レスポンス（反応）の速さではなく、きちんと全社員が登録しているか、返信できるかの確認に主眼にしています」と飯田氏は話す。

今後の課題　
今後の課題として、まずは、100％の社員登録を完了することと訓練での返信率を上げることとする。返信率は訓練で着実に上がっているものの、地域や会社によってややばらつきがある。また、システム面については、携帯電話キャリアへの依存による送受信の遅延に対する対処を挙げる。グループの安否確認システムを構築したイオンアイビスインフラ・ユーザーサポート部部長の港和行氏は「災害発生時、多くの組織が一斉にメールを配信することで、通信インフラの許容を超えてしまった場合、送受信が遅延する可能性がある。こうした通信インフラの問題に備え、SNSやPCメールの活用、アナログ式の電話連絡など、安否確認ツールを複数化するなど、対策を検討することが重要」だと話す。　イオングループでは、今後も定期的に訓練を実施することで、緊急時に備えた対策を強化していくという。