参加者が離れた場所で対話するウェブ会議はファシリテーターの役割がより重要に（写真：写真AC）

前回は、ウェブ会議を効果的に活用するために留意するべき点を説明しました。今回は、ウェブ会議を円滑に進めるために欠かせないファシリテーターの役割と進行にあたっての留意点について解説します。

1.ファシリテーターの役割

ファシリテーターの役割を一言で表現すると「会議の進行役」ですが、単に会議を進めるだけではなく、参加者の活発な意見交換を促すことも重要です。さらに、出された意見を踏まえ、参加者が満足できる結論に到達できるようまとめていくことなどが求められます。

ファシリテーターが、会議を活性化するために行う役割には次のようなことがあります。

会議で重要なファシリテーターの役割（写真：写真AC）

・発言しやすい雰囲気をつくる
ウェブ会議の場合は、開始時間にウェブ会議室に入ると、そのまま会議が始まる形になりますから、状況によっては近況報告などのウォーミングアップも必要です。

・意見を促す
単に「ほかに意見はありますか」という形だけではなく「参考になる事例はありますか」「どのような手法が考えられますか」のように、具体的な問いかけをすることも大切です。

ほかにも
・話しすぎる参加者がいれば、コントロールする
・論点がずれてきた際は、軌道修正する
・意見やアイデアの交通整理
・最終的なまとめ
・次回に向けてのアクション提示
などがあります。

2.ウェブ会議において
ファシリテーターの役割が重要な理由

従来のリアル会議においてもファシリテーターは必要ですが、特にウェブ会議の場合は、その特徴からファシリテーターの役割が重要となります。

それは、ウェブ会議では参加者がそれぞれ離れた場所にいながらコミュニケーションをとるため、リアル会議とは異なり、場を共有しているという一体感が生まれにくくなるためです。また、画面を通しての表情と音声だけで相手の言いたいことやその背景などを理解する必要がありますから、リアル会議より難易度が高くなります。

そこでファシリテーターは、ウェブ会議で起こりがちな問題点を解消しつつ、議論の活性化と円滑な進行を図ることとなります。